A.
Permasalahan
Sistem
Semua
sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya
sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi
mempunyai masalah, antara lain karena :
a.
Waktu
(overtime),
b.
Lingkungan
sistem yang berubah,
c.
Perubahan
prosedur operasional.
Perbaikan
masalah sistem informasi disebut maintenance
programming, yang meliputi tanggapan
terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60
sampai 90 %
dari programming budget dan
menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan
kecil (minor). Masalah sistem informasi berhungan
dengan karakteristik informasi, yaitu :
a.
Relevansi
(relevancy).
b. Keakuratan
(accuracy), yang memiliki faktor kelengkapan
(completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
c.
Ketepatan
waktu (timeliness).
d.
Ekonomi
(economy), yang memiliki faktor sumber daya (resources)
dan biaya (cost).
e.
Efisiensi
(eficiency).
f.
Dapat
dipercaya (reliability).
g.
Kegunaan
(usability).
1.
Relevansi
(relevancy)
Hasil
dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen
ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak
untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi
relevan, antara lain :
a.
Banyak
laporan yang isinya terlalu panjang.
b. Laporan tidak digunakan oleh pihak
yang menerimanya.
c. Permintaan informasi tidak tersedia
dalam SI.
d. Sebagai laporan yang tersedia tetapi
tidak diminta/dibutuhkan.
e. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai
ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.
2.
Kelengkapan
(completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar,
tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95%
keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan
tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).
a. Sebagian data dikembalikan ke
pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
b. Pengawas data menunjukkan sebuah
atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau
ketidaksengajaan.
c. Bagian pemasukan data menelepon ke
pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.
3.
Kebenaran
(correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai
keakuratan. Semua data dari field
harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain
:
a. Total kesalahan transaksi mengalami
kenaikan dibanding kualitasnya.
b. Permintaan untuk perubahan program
mengalami kenaikan.
c. Masalah yang terjadi setelah akhir
hari kerja normal mengalami kenaikan.
d. Jumlah kesalahan kritis mengalami
kenaikan.
e. Sebagai contoh adalah kesalahan
saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah
mengalami ketidakpuasan.
4.
Keamanan
(security)
Seringkali informasi dikirimkan ke
setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur
pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada
pemakai yang tidak sah.
5.
Ketepatan
waktu (timeliness)
Beberapa gejala yang menunjukkan
masalah ketepatan waktu :
a. Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
b. Troughput adalah tingkat proses
transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
c. Tumpukan pemasukan data mengalami
kenaikan.
d. Sebuah tumpukan pemasukan data
terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu
(ditunda/tertunda).
e. Keluhan tentang lambatnya sistem
membuat laporan mengalami kenaikan.
f. Waktu yang dibutuhkan untuk
memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
g. Banyaknya keluhan dari pemakai
tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
6.
Ekonomi
(economy)
Biaya sistem informasi akan
mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan,
dan sebagian akan naik.
Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya.
Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara
drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang
mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang
didapat.
7.
Efisiensi
(eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak
produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya.
Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
------------ = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat
dihitung dan dianalisa, antara lain :
a. Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
b. Keluaran / waktu untuk memasukkan
data (trougput/data entry hours worked).
c. Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
d. Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang
(errors corrected/dollar).
e. Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).
f. Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
8.
Dapat
dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem
informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa
gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :
a. Computer
downtime, yaitu
sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian
komputer mengalami penurunan.
b. Banyaknya karyawan mengalami
pergantian (turnover), yaitu tingkat
rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
c. Waktu perbaikan kesalahan program,
yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
d. Biaya, yaitu tingginya varian
rata-rata biaya setiap bulannya.
e. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah
transaksi yang tertunda atau ditolak.
f. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata
kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
9.
Kegunaan
(usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari
sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit
digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :
a. Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai
pemula.
b. Tingginya rata-rata kesalahan yang
terjadi.
c. Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
d. Naiknya kemangkiran dari sebagian
pemakai komputer.
B.
Information
systems backlog
Tumpukan pemasukan data adalah
sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan utama dari sistem informasi bisnis
adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga
kegagalan memperbaharui
(to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang
serius. Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan
terjadi tumpukan (backlogs) dan
masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.
Terdapat 5 alasan mengapa sebuah
tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :
a. Volume transaksi mengalami kenaikan
(transaction volume increase).
b. Penurunan kinerja (decreasing performance).
c. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
d. System
downtime.
e. Transaction
variances.
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan,
antara lain :
a.
Menumpuknya
rekord-rekord (lack of record currency).
b. Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
c. Kenaikan biaya (increased costs).
d. Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).
Deteksi sumber-sumber masalah sistem
informasi :
a. Keluhan pemakai (user complaints).
b. Perhatian top manajemen (top management concerns)
c. Penunjuk jalan (scouting).
d. Pengawas pemakai (user surveys).
e. Pengawas (audits).
f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
C.
Laporan
awal masalah
Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat
digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi
ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk
menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan
awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:
a. Source, dari mana sumber masalah informasi
berasal.
b. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang
sumber masalah.
c. Detailed
analysis,
pengembangan secara teknis dari masalah (problem
nature).
d. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah
akan dikembangkan.
Tipe recommendation, terdiri dari :
a.
Masalahnya
kecil dan kebutuhan pemeliharaan.
b.
Masalahnya
membutuhkan kemampuan sistem.
c.
Masalahnya
serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari sistem development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem
saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.
